1. Opening vergadering

RM heet iedereen welkom.

2. Notulen vorige vergadering

Vraag; waar zijn de notulen van de vorige ALV?

Deze zijn op 4 mei verstuurd naar alle leden. De notulen zullen in het vervolg op de website gepubliceerd worden.

• RM excuseert zich dat wegens onderbezetting secretaristaken niet volledig worden uitgevoerd.
• We zijn nog werkende aan de VOG, hier wordt ook vanuit de overheid aan gewerkt. Dit schuiven we door naar een later tijdstip.
• Decharge is verleend door de kascommissie waar ook alle leden mee akkoord zijn gegaan.
• Vaststelling begroting ontbrak maar is ook destijds goedgekeurd.

Dit is niet in de vorige notulen genoteerd.

3. Ingekomen stukken

Wij worden op de vingers getikt omdat de contributie al verhoogd is. Normaal moet dit worden voorgedragen aan de leden. Dit is niet gebeurd om de volgende reden. Wegens alle onzekerheden op economisch financieel vlak hebben we vooruit gelopen op dit besluit. Daarbij is wel gemeld dat leden die dit niet op kunnen brengen zich kunnen melden bij de besturen.

4. Mededelingen voorzitter HB

• Rookbeleid, wij verzoeken de leden om op de aangewezen rookplek te roken. Ook elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag.

• Er is helaas tweemaal een inbraak geweest in “de Velderman”.

• Lief/Leed informatie, wij hebben vaker het gevoel dat we voor een deel achter de feiten aanlopen. Deze gegevens zijn niet altijd paraat, wij zouden het fijn vinden als we deze informatie met elkaar delen. Wij kunnen als hoofdbestuur hier dan op acteren.

• Jubilarissen, we hebben een periode achter de rug van ellende met Corona. Hierdoor is de lijst met jubilarissen gigantisch groot geworden (circa 10 pagina’s). Wij hebben besloten het verhaal van de jubilarissen een receptie te organiseren op 11 februari 2023. Tekst en uitleg volgt.

• 7 januari is de Nieuwjaarsreceptie, deze mag in de agenda genoteerd worden. Verzoek aan de afdeling voetbal om een nieuwjaarswedstrijd te organiseren.
• Vacatures afdeling; Afdeling voetbal op zoek naar extra bestuurder voor jeugdzaken en een lid voor het secretariaat. Binnen het hoofdbestuur zal JvV ons verlaten aan het einde van dit seizoen, het hoofdbestuur zoekt daarbij ook nog een lid ledenadministratie en secretariaat.

5. Rondje langs de afdelingen

Het hoofdbestuur heeft ervoor gekozen telefonisch contact te hebben met de afdelingsbesturen.

Voetbal:

Goed aantal teams, ledenaantal blijft stabiel, er komt een nieuwe kledingleverancier. Er wordt weer aan activiteiten voor de jeugd gewerkt. Ieder jaar is het passen en meten met de jeugdteams i.v.m. leeftijdscategorieën.

Volleybal:

Leden aantal blijft laag maar heeft een aantal nieuwe leden. Er is veel gezelligheid binnen de afdeling.

Bridge:

Ledenaantal blijft na de coronaperiode weer stabiel, er zijn cursussen aan de gang die samen met andere dorpen wordt georganiseerd.

Badminton:

Zelfde ledenaantal met harde kern die stabiel blijft.

Gymnastiek:

We hebben veel kinderen die komen gymnastieken, namelijk 37 jeugdleden. Ook de bootcamp blijft stabiel. Er zijn wat investeringen gedaan vorig jaar.

6. Financieel

Er is vroeger een bedrag vastgesteld die voor het onderhoud van de velden bestemd was. Hierdoor zou je de kosten bij de voetbal voor onderhoud niet terug te moeten zien. Gelden die geïnvesteerd worden moeten terug vloeien naar de stichting.

De stichting heeft wel geholpen om een stuk subsidie aan te vragen tijdens de coronaperiode.

Vraag; Krijgt de Hockey een provisie voor de kantine inkomsten.

Dit is niet het geval.

Met het sportcomplex zitten we op een positief resultaat, de marge op de kantine zit op circa 50%.

Er is wat achterstand in het innen van de contributies, dit zal komende tijd op orde worden gebracht.

Er zijn wat sponsorborden die vervangen dienen te worden, deze worden vervangen hier zijn nieuwe sponsoren voor gevonden.

MM draagt het verslag van de kascommissie voor. Deze is door de kascommissie goed bevonden. Vanuit de aanwezigen is er geen bezwaar. BV stelt zich kandidaat voor de kascommissie. Hier zijn geen bezwaren op.

Budget 2023.

Vanaf 1 januari zal de energierekening flink toenemen. De verenging zal hierdoor ook het gasverbruik iets knijpen. Als hier klachten over zijn kan dit gemeld worden.

Welke bijdrage doet de hockey in dit verhaal. Niet, hier zal met de hockey het gesprek over worden aangegaan en kijken we tevens naar de stichting.

Er is geen bezwaar op de begroting voor 2023.

Contributieverhoging is akkoord bevonden door de aanwezigen.

7. Accommodatie

• Investering gedaan voor een achterwandkast en logo’s in het pand. Er zijn nieuwe barkrukken geleverd en nieuwe lampen bij de bar. Er is ook een nieuwe opstelplaats voor de doelen, verzoek om deze na het trainen ook terug te zetten.

• a.v. de inbraken is er een offerte opgevraagd voor beveiligingscamera’s. De mogelijkheid wordt nu bekeken.

• De luifel aan de bar wordt aangekleed.

• De kleedkamers van de zaal hebben de aandacht, ook het probleem met het dak zijn we al lange tijd bezig. Dit is ongoing.

• Voor een maairobot en beregeningssysteem wordt nu de mogelijkheden tot aanschaf onderzocht. Met deze investering wordt een besparing van €3.501,31 per jaar gerealiseerd.

Vraag; Is er een belemmering met door zaaien bij installatie beregeningsysteem?

Er is geen belemmering.

Vraag; Is de subsidie zeker?

Van de berekening is 20% zeker, maar omdat er een duurzaam karakter aan zit is er rekening gehouden met 30%.

RM vraagt goedkeuring aan de aanwezige leden voor de investering van de beregening en robotmaaier. Akkoord wordt gegeven door de aanwezige leden.

AKV zal gaan stoppen met zijn vrijwilligerstaken. De groenploeg heeft hiervoor een afscheidsetentje met AKV gehad. Wij willen AKV hartelijk bedanken voor zijn tijdenlange inzet.

8. Rondvraag

Vraag; Het zou prettig zijn als het jaarverslag en de notulen eerder worden gecommuniceerd.

Deze wordt ter inzage in de kantine neergelegd voorafgaand aan de ALV.

Vraag; Het zou prettig zijn de aanvangsdatum van de leden van de besturen te communiceren.

Deze zullen dit jaar op de website te vinden zijn.

Vraag; Camera’s helpen niet voor de veiligheid, er zal wat aan het gebouw of omstandigheden moeten worden gedaan om dit te voorkomen.

Er zijn maatregelen genomen om zaken binnen SV Epse veilig te stellen.

Vraag; Wat is de status van de Padelbanen?

Dit is een ongoing proces en de mogelijkheden worden bekeken. Ook gezien de nieuwsgeving van geluidsoverlast.

Vraag; Is het een mogelijkheid de ledenadministratie uit te besteden?

We zijn hier als hoofdbestuur de mogelijkheden aan het bekijken maar neigen meer naar een betaalde vrijwilligersfunctie.

Vraag; Is er een budget voor verduurzaming van het pand?

Er is beschikbaarheid maar de rekensom moet per geval bekeken worden.

Vraag; Ik heb een vraag over het parkeerbeleid, er staan mensen op de invalideplek die niet mindervalide zijn.

Dit is gecommuniceerd op de schermen in de kantine.

Wij danken iedereen voor de aanwezigheid, alle besluiten en daarmee het vertrouwen.

(Alle namen in dit document zijn geanonimiseerd)